CONCEITOS BÁSICOS
DE ADMINISTRAÇÃO
Planejamento
“O
Planejamento é o Processo Administrativo que determina antecipadamente o que um
grupo de pessoas deve fazer e quais as metas a serem seguidas ou atingidas”.
A função planejamento
propõe-se a determinar e responder às seguintes questões:
ü
O QUE deve ser feito:
ü POR QUEM deve ser feito;
ü COMO
deve ser feito;
A finalidade do
planejamento é, portanto, definir as METAS,
as MANEIRAS, ou,
MÉTODOS e os RECURSOS que serão utilizados para a realização de uma determinada atividade. Ele
se constitui assim, no primeiro passo de toda e qualquer decisão
administrativa.O planejamento é essencial. Não é possível administrar bem
sem saber planejar, isto é, qualquer atividade na empresa deverá ser analisada nas
diferentes fases de sua execução ou realização, indicando:
• QUEM faz o que...
• QUANDO deve ser
feito o serviço...
• COMO deve ser feito...
O
que deve ser planejado, varia de empresa para empresa e às vezes de
administrador para administrador. A prática indica, contudo, que as técnicas
de planejamento PODEM e DEVEM ser
empregadas em qualquer atividade da empresa. Assim, para a primeira preocupação
do planejamento, O QUE FAZER, como
exemplo, encontramos um variado número de objetivos, entre os quais podemos
citar:
·
Melhorar o desempenho dos vendedores;
·
Preparar um orçamento de compras;
·
Melhorar a lucratividade nas vendas;
·
Criar uma boa imagem junto ao público consumidor;
·
Aumentar o número de clientes;
·
Aumentar o giro dos estoques, etc.
Estabelecido
o ALVO, isto é, O QUE FAZER, cabe então ao administrador estabelecer com que
recursos (quadro de pessoal, recursos financeiros e materiais) e de que maneira
deverá ser atingido ou realizado. Esses fatores, QUEM fará e COMO fará
é que podem variar de empresa para empresa, pois dependem diretamente da
natureza do problema, da quantidade e qualidade dos recursos à disposição, e
principalmente da habilidade do administrador em combinar e administrar esses
fatores.
Organização
“Organização
é o Processo Administrativo que tem como objetivo estruturar a Empresa,
reunindo pessoas e equipamentos com um fim comum”.
Função
que possibilita as condições necessárias ao funcionamento da empresa e pode
ser dividida em organização material e organização social.
A ação de organizar
revela-se através das seguintes tarefas:
ü
Agrupamento, em unidades práticas, das atividades
e tarefas previstas no planejamento, para alcance do objetivo desejado;
ü Determinação e indicação de pessoas para
desempenhar cada atividade ou tarefa específica;
ü Orientação para arrumação e preparação do
ambiente de trabalho, bem como dos meios e recursos materiais necessários ao
andamento das atividades e tarefas;
ü Delegação de poderes, responsabilidades ou obrigações
aos funcionários e colaboradores.
Direção
“Direção é o Processo Administrativo que conduz e coordena
pessoas na execução de tarefas antecipadamente planejadas e com objetivos
definidos”.
Direção
é a habilidade do administrador na condução e orientação dos funcionários,
ou seja, sua equipe de colaboradores, visando atender as expectativas pessoais e
alcançar os objetivos da empresa. A direção representa a função pela qual o
administrador fará com que seus colaboradores executem o que foi planejado.
Meios de Direção
As atividades de direção
são desenvolvidas na maior parte das vezes através de:
•
Ordens ou instruções -
atuação da parte do administrador, recomendando ou solicitando ao funcionário
que haja ou deixe de agir em determinadas situações.
•
Motivação -
possibilitar condições de automotivação, necessárias aos colaboradores no
ambiente de trabalho para que haja interesse para produzir e colaborar no
sentido de alcançar os objetivos da empresa.
•
Liderança -
é o poder proveniente da capacidade que o administrador demonstra possuir na
condução de pessoas e na criação de um ambiente de trabalho agradável, onde
todos se sintam motivados e desejosos para o sucesso da empresa.
Coordenação
Representa a função que possibilita a harmonia entre todas as atividades da
empresa, facilita o andamento das atividades e o seu sucesso, combina
conhecimento, coisas e ações nas medidas certas e adapta os meios aos fins da
empresa.
Ações de Coordenação:
•
Harmonizar colaboradores, funcionários e grupos às atividades ou
tarefas a serem executadas, coordenando seus esforços;
• Equilibrar conflitos e
os pontos de vistas e opiniões divergentes dentro da empresa;
•
Realizar encontros e reuniões periódicas visando integrar o pessoal aos
objetivos da empresa.
Controle
“Controle é o Processo Administrativo que consiste em verificar se tudo o que está sendo feito está de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as falhas e os erros, a fim de repara-los evitando sua repetição”.
É
a função que cuida do acompanhamento e avaliação das atividades na empresa.
É o ato de medir e avaliar as realizações, verificar se as mesmas ocorreram
de acordo com o planejamento adotado, 'as orientações dadas e às normas
estabelecidas.
Padrões de Controle:
• Qualidade;
• Custos / Despesas / Preços;
• Eficiência;
• Eficácia;
• Rendimento.
Controle
de Desempenho Total:
Resumos e mapas / controles gerenciais; Controles
dos lucros e perdas; Estudos de avaliação financeira na empresa.
Passos
para o Controle:
Ø
Determinar os padrões para comparação;
Ø
Observar o desempenho atual comparando-o com os padrões definidos;
Ø
Realizar as correções necessárias.
A Empresas como um Sistema - Funções Gerenciais e Administrativas - Planejamento
